Aucune entreprise n’échappe à la nécessité de passer le relais lors d’un départ. Pourtant, 27 % des managers avouent improviser la transmission des dossiers, selon une étude de l’IFOP réalisée en 2023. Les erreurs de coordination se traduisent souvent par des pertes de données, des retards de production ou des tensions internes.
La réussite d’un passage de consignes repose sur des étapes précises, rarement connues de tous. Certaines entreprises choisissent de formaliser ce processus, tandis que d’autres misent sur des échanges informels. Pourtant, quelques ajustements suffisent souvent à éviter les écueils les plus courants.
Comprendre le bon de sortie : rôle et enjeux dans la passation de poste
Le bon de sortie incarne le point d’ancrage d’une gestion méthodique des départs en entreprise. Trop souvent négligé, il organise la passation de poste et sécurise la transmission d’informations. Ce document va bien au-delà d’une formalité administrative : il balise le chemin du départ, encadre la restitution des équipements, formalise le passage de dossiers et clarifie la situation contractuelle du collaborateur sur le départ.
Dans les faits, il répond à plusieurs besoins stratégiques. Il protège l’employeur contre les fuites de données sensibles, limite les risques juridiques d’une gestion défaillante, et assure la continuité de l’activité. Un bon de sortie conçu avec soin traduit le respect de l’organisation pour ses équipes et témoigne d’un souci d’équité pour toutes les parties concernées.
Voici ce qu’un schéma efficace inclut généralement :
- un inventaire précis des équipements et accès à rendre,
- un calendrier clair pour organiser chaque étape du départ,
- la vérification des obligations contractuelles du salarié,
- une rencontre formalisée avec le successeur pour transmettre les dossiers.
Improviser la gestion des départs, c’est ouvrir la porte aux oublis et aux tensions. Structurer ce processus, c’est protéger l’entreprise, tout en valorisant le parcours du sortant. Les organisations qui adoptent ces pratiques réduisent les frictions et préservent la mémoire collective.
Quels sont les principaux obstacles rencontrés lors de la mise en place d’un bon de sortie ?
Mettre en place un bon de sortie ne se limite pas à remplir un formulaire type. Les difficultés apparaissent dès que la théorie se heurte à la réalité du quotidien. Premier constat : la procédure manque souvent de clarté. Multiplication des versions, manque de consignes, perte de repères… le processus se grippe et tout le monde s’y perd.
Lors d’un départ précipité, les délais se resserrent, la coordination vacille, et l’absence d’un référent dédié complique tout. Il n’est pas rare d’oublier un badge, de négliger la désactivation d’un accès informatique ou de bâcler la transmission des consignes. Autant d’accrocs qui peuvent coûter cher.
Un autre point souvent laissé de côté concerne la santé et la sécurité au travail. Trop souvent, le départ d’un salarié s’accompagne d’un oubli sur la vérification des équipements de protection ou la gestion d’incidents non remontés. Ce flou expose l’employeur à des responsabilités inattendues.
La rédaction du bon de sortie pose elle aussi question. Comment concevoir un document clair, adapté à chaque métier, sans que cela devienne trop lourd à gérer ? Entre standardisation et personnalisation, le juste équilibre est difficile à trouver. Résultat : des outils inadaptés, rarement pensés avec ceux qui les utiliseront vraiment.
Enfin, la communication interne laisse souvent à désirer. Si le processus n’est ni compris, ni expliqué, il nourrit la défiance et complique la passation.
Des conseils concrets pour réussir une passation de poste sans accroc
Réussir un bon de sortie tient d’une organisation précise, mais accessible. Une check-list partagée avec le collaborateur sur le départ permet de ne rien laisser au hasard : restitution de matériel, remise des accès, archivage, passage d’informations stratégiques. Ce récapitulatif simple limite les oublis et rend la transition plus fluide.
La transmission des connaissances demande de la méthode. Prévoir des points courts et réguliers pour partager astuces, documenter les procédures, expliquer les dossiers en cours. Désigner un référent de la transmission aide à centraliser les questions et lève bien des incertitudes.
La période de transition peut peser sur l’efficacité. Prendre le temps de répartir les tâches de façon transparente, afficher un tableau des missions redistribuées, rassure l’équipe et évite le flottement.
La communication interne doit être directe et lisible. Informer rapidement toutes les parties concernées du départ, valoriser les réalisations du salarié, clarifier le calendrier : ces gestes simples désamorcent les tensions et préparent l’arrivée du remplaçant.
Enfin, chaque départ est l’occasion d’améliorer la démarche. Interroger le salarié sortant sur les points à revoir, ajuster la procédure au fil des retours : cette dynamique d’ajustement permanent ancre la solidité du processus.
L’offboarding exemplaire : bonnes pratiques et outils à adopter
L’offboarding révèle bien plus qu’un simple départ : c’est un miroir de la culture d’entreprise. Quand le processus est maîtrisé, la perte de compétences s’atténue et l’image de l’employeur s’en trouve renforcée. Certaines entreprises misent sur l’offboarding pour renforcer leur réseau d’anciens, parfois utiles au recrutement boomerang.
Une approche structurée, mais souple, fait ses preuves. Les outils numériques permettent aujourd’hui de centraliser et de personnaliser chaque étape. Plusieurs solutions se distinguent :
- des check-lists interactives qui guident pas à pas le processus d’offboarding,
- la récupération sécurisée des accès numériques,
- l’archivage automatisé des documents administratifs.
L’entretien de départ prend une nouvelle dimension : il ne se limite plus à un simple échange RH, mais devient un vrai baromètre du climat social. Les retours recueillis aident à comprendre les causes de rotation, à affiner les pratiques, à mieux accompagner les transitions.
D’autres outils, plus visuels, gagnent aussi en popularité. Une vidéo réalisée par le salarié sur le départ, présentant ses dossiers, ses contacts clés et ses astuces maison, facilite la prise en main pour le successeur.
Penser l’offboarding comme un simple point final serait une erreur. Chaque départ, bien accompagné, ouvre la voie à une continuité solide, pour l’organisation comme pour les équipes. Savoir transmettre, c’est préparer l’étape d’après, et peut-être, tisser des liens qui compteront demain.
